Datenschutzhinweise

Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns, die ARBEITS- UND SERVICESTELLE FÜR INTERNATIONALE STUDIENBEWERBUNGEN (uni-assist) e.V., Geneststraße 5, 10829 Berlin, besondere Bedeutung. Sie erreichen uns auch per E-Mail an Sekretariat@uni-assist.

Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten Herrn Rechtsanwalt Bertermann, daspro GmbH, Kurfürstendamm 21, 10719 Berlin per Post oder unter datenschutz@avoid-unrequested-mailsuni-assist.de.

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen zu den typischen Datenverarbeitungen getrennt nach Kategorien von betroffenen Personen für Sie zusammengestellt. Für bestimmte Datenverarbeitungen, die nur besondere Verarbeitungsvorgänge oder ausgewählte Gruppen von betroffenen Personen Gruppen betreffen, werden die Informationspflichten gesondert erfüllt. Sofern im Text der Begriff "Daten" verwendet wird, sind jeweils allein personenbezogene Daten im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) gemeint.

I. Datenverarbeitungen
1. Informationen zum Datenschutz für Besucher der Webseite

1.1 Unser Webserver verarbeitet bei jeder Anfrage eine Reihe von Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Webserver übermittelt. Dabei handelt es sich um die Ihrem Gerät aktuell zugewiesene IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit der Anfrage, die Zeitzone, die konkret aufgerufene Seite oder Datei, den http-Statuscode und die übertragene Datenmenge; zusätzlich die Webseite, von der Ihre Anfrage kam, den verwendeten Browser, das Betriebssystem Ihres Endgerätes und die eingestellte Sprache. Diese Daten nutzt der Webserver, um die Inhalte dieser Webseite bestmöglich auf Ihrem Gerät darzustellen.

1.2 Webanalyse

Zur Analyse des Besucherverhaltens und zur bedarfsgerechten Gestaltung der Webseite setzen wir die Software Matomo (ehemals Piwik) ein. Matomo speichert eine kleine Textdatei, einen so genannten „Cookie“, auf Ihrem Endgerät, um Ihr Besucherverhalten unter einem Pseudonym auswerten zu können. Dazu nutzt die Software verschiedene Daten, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Ihre IP-Adresse wird nur in anonymisierter Form verarbeitet. Die mit Matomo erhobenen Daten werden nicht dazu genutzt, die Besucher der Webseite persönlich zu identifizieren. Darüber hinaus werden sie auch nicht mit anderen Daten zusammengeführt, um die Besucher zu identifizieren. Diese pseudonymen Daten werden jeweils nach Ablauf von drei Kalendermonaten automatisch gelöscht. Sie können die Speicherung von Cookies durch entsprechende Einstellungen Ihres Browsers verhindern oder der Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens widersprechen:

1.3 YouTube-Videos
Zum Einbinden von Videos auf unserer Website setzen wir den zu Google gehörenden Anbieter YouTube ein. Wenn Sie ein in unserer Website eingebundenes Video ansehen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei übermittelt Ihr Browser automatisch die unter Ziffer 1.1 genannten Daten an YouTube. Sofern Sie einen YouTube-Account haben und eingeloggt sind, kann YouTube diese Daten Ihrem persönlichen YouTube-Profil zuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.
YouTube kann nur Informationen über Sie erheben, wenn Sie aktiv auf das Video klicken. Vorher findet keine Datenübertragung an YouTube statt.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist allein die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Es gelten die Nutzungsbedingungen von YouTube und die Datenschutzinformationen (Privacy Policy) von Google.

1.4 Zweck der Datenverarbeitung ist die Darstellung des Vereins und seiner Angebote im Internet sowie die Kommunikation mit Interessenten. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant.

1.5 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, nämlich unser berechtigtes Interesse an der Darstellung des Vereins, der Erbringung von Angeboten im Internet und der Kommunikation mit Interessenten.

1.6 Protokoll- und Kommunikationsdaten werden ohne Hinzutreten besonderer Umstände nicht an Dritte weitergeben. Bei Verdacht einer Straftat oder in Ermittlungsverfahren können Daten an Polizei und Staatsanwaltschaft übermittelt werden. Wir setzen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

1.7 IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert. Pseudonyme Nutzungsdaten werden jeweils nach Ablauf von drei Monaten gelöscht. Kommunikationsinhalte werden nach zehn Kalenderjahren gelöscht.

1.8 Ohne Preisgabe personenbeziehbarer Daten wie z.B. der IP-Adresse ist die Nutzung der Webseite nicht möglich. Eine Kommunikation über die Webseite ohne Angaben von Daten ist nicht möglich. Die Nutzung der Webseite ist möglich, wenn der pseudonymen Nutzungsanalyse widersprochen wurde.

2. Studienbewerber und Nutzer der Vorprüfungsdokumentation

2.1 Zweck der Datenverarbeitung ist die Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen als Vorprüfung für das Zulassungsverfahren an einer Hochschule. Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Leistungen, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie zu anonymen Umfragen einzuladen. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant.

2.2 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vertrag zur Durchführung der Vorprüfung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften). Rechtsgrundlage für den Versand von Einladungen zu Umfragen zu unseren Leistungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse an der Einladung zu Umfragen zur Verbesserung unserer Leistungen).

2.3 Wenn Sie sich für das Vorprüfungsverfahren von uni-assist entschieden haben, werden Bewerberdaten und die Bewerbungsunterlagen an die von Ihnen angegebenen Hochschulen übermittelt. In jedem Bewerbungsverfahren können Empfänger von Daten Banken oder Zahlungsdienstleister  für die Abwicklung von Zahlungen sein. Behörden und Ämter können im Rahmen ihrer Aufgaben Empfänger sein, soweit wir zur Übermittlung von Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

2.4 Die Bewerbungsdaten werden drei Kalenderjahre nach Ende des Bewerbungsverfahrens gelöscht, Papierakten werden bereits ein Kalenderjahr nach Ende des Bewerbungsverfahrens vernichtet. Buchungsrelevante Daten werden für zehn Kalenderjahre nach Durchführung des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt. IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert.

2.5 Die Angabe von personenbezogenen Daten ist erforderlich für die Vorprüfung der Bewerbungsunterlagen. Ohne Angaben von personenbezogenen Daten kann die Vorprüfung der Bewerbungsunterlagen nicht durchgeführt werden. Eine Teilnahme an Umfragen ist nicht verpflichtend.

2.6 Es kann eine Übermittlung von ausgewählten Daten in das Herkunftsland des Bewerbers oder in ein Land, in dem der Bewerber ein relevantes Zeugnis erhalten hat oder in dem er sich aufhält, erfolgen, z.B. an Botschaften, deutsche Einrichtungen, Hochschulen oder andere  Bildungseinrichtungen. Dabei kann auch eine Datenübermittlung in so genannte Drittländer, d.h. Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftraumes erfolgen, ohne dass ein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission vorliegt oder geeignete oder angemessene Garantien nach den Art. 46, 47 DS-GVO bestehen. Es besteht dann die Möglichkeit, dass Ihre Rechte nach der DS-GVO in dem Drittland nicht in vollem Umfang gewahrt werden können. Beispielsweise sind Zugriffe durch Behörden nicht in gleichem Maße zu verhindern, wie dies in Deutschland möglich wäre. Auch ist es möglich, dass staatliche Stellen in dem Drittland den Pflichten zur Auskunftserteilung nicht vollumfänglich nachkommen werden. Rechtsgrundlage für eine solche Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen).

3. Geflüchtete, die eine Kostenbefreiung beantragen

3.1 Zweck der Datenverarbeitung ist die Prüfung der Voraussetzung einer Kostenbefreiung. Sofern Sie eine entsprechende Einwilligung erteilen, ist weiterer Zweck der Verarbeitung, Sie in regelmäßigen Abständen über Ihren Bildungsweg in Deutschland zu befragen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse auszuwerten. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant.

3.2 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vorvertragliche Maßnahme für die spätere Durchführung der Vorprüfung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften). Im Falle Ihrer Einwilligung in Befragungen per E-Mail ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) (Einwilligung).

3.3 Behörden und Ämter können im Rahmen ihrer Aufgaben Empfänger sein, soweit wir zur Übermittlung von Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Sofern Sie eine entsprechende Einwilligung erteilen, ist Empfänger Ihrer Daten auch der DAAD, Kennedyallee 50, 53175 Bonn. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

3.4 Die Daten werden spätestens zehn Kalenderjahre nach Abschluss des Antragsverfahrens gelöscht. IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert.

3.5 Die Angabe von personenbezogenen Daten ist erforderlich für das Prüfverfahren. Ohne Angaben von personenbezogenen Daten kann die Prüfung, ob eine Kostenbefreiung möglich ist, nicht durchgeführt werden.

3.6. Wenn Sie einer Befragung durch uni-assist oder den DAAD im Nachhinein widersprechen möchten, wenden Sie sich bitte für uni-assist an unsubscribe@uni-assist.de und für den DAAD an p15@daad.de oder an die oben angegebenen Postadressen.

4. Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis

4.1 Zweck der Datenverarbeitung ist die Bewerberauswahl für ein Beschäftigungsverhältnis. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant.

4.2 Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG (2017) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Anbahnung des Beschäftigungsvertrages) und Art. 88 DS-GVO.

4.3 Bewerberdaten werden intern an die zuständigen und entscheidungstragenden Mitarbeiter weitergeben. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

4.4 Die Daten werden sechs Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Ist ein Bewerber auch an anderen Stellen interessiert, bleiben die Daten für bis zu 12 Monate gespeichert.

4.5 Die Angabe von Daten ist erforderlich für die Prüfung der Bewerbung und ggf. den späteren Abschluss eines Beschäftigungsvertrages. Ohne Angaben von Daten kann eine Bewerbung nicht berücksichtigt werden.

5. Beschäftigte an Mitgliedshochschulen

5.1 Wir verarbeiten Daten von Beschäftigten an Mitgliedshochschulen zu dem Zwecke der Durchführung der Mitgliedschaft. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant.

5.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse, nämlich Kommunikation mit vertragsrelevanten Ansprechpartnern).

5.3 Empfänger von Daten können andere Mitgliedshochschulen sein oder Studienbewerber. Sofern sich Beschäftigte von Mitgliedshochschulen in Gremien oder Arbeitsgemeinschaften engagieren, sind diese Empfänger von Daten. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

5.4 Kontaktdaten von Beschäftigten an Mitgliedshochschulen werden gelöscht, wenn die Hochschule den Beschäftigten aus dem Hochschulportal löscht. Sofern Beschäftigte an Mitgliedshochschulen an Dokumenten oder in Gremien und Arbeitsgruppen mitwirken, werden ihre Daten dauerhaft gespeichert.

5.5 Ohne die Angabe von Daten der zuständigen Beschäftigten ist eine Zusammenarbeit der Hochschulen mit uni-assist nicht möglich.

6. Dienstleister, Geschäftspartner, Kunden und deren Mitarbeiter

6.1 Zweck der Verarbeitung ist die Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Verträge mit den Dienstleistern, Geschäftspartnern und Kunden. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant.

6.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind bei Verträgen mit natürlichen Personen Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Vorbereitung und Durchführung des Vertrags), bei Verträgen mit juristischen Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse, nämlich Kommunikation mit vertragsrelevanten Ansprechpartnern) sowie stets Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften). Bei der Prüfung, Durchsetzung oder Abweisung von Ansprüchen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse, nämlich Durchsetzung von Ansprüchen oder Verteidigung gegen Ansprüche).

6.3 Kontakt- und Vertragsdaten können an weitere Dienstleister und Geschäftspartner sowie Ämter und Behörden übermittelt werden, sofern dies für die Durchführung des Vertrages oder Auftrages erforderlich ist. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

6.4 Daten von Vertragspartnern, Dienstleistern und Kunden werden 10 Kalenderjahre nach Vertrags- oder Auftragsbeendigung gelöscht.

6.5 Die Verarbeitung der Kontaktdaten bei Dienstleistern, Geschäftspartnern und Kunden ist erforderlich, um den Vertrag oder Auftrag durchzuführen. Werden die Daten nicht bereitgestellt, kann die Durchführung erheblich gestört werden.

7. Teilnehmer an personalisierten Umfragen

7.1 Zweck der Datenverarbeitung ist die eingehende Analyse der Antworten der Teilnehmer an personalisierten Umfragen zur kontinuierlichen Verbesserung der Leistungen und des Angebotes von uni-assist. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant.

7.2 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung).

7.3 Wir setzen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

7.4 Teilnehmerdaten werden drei Kalenderjahre nach Ende der Umfrage gelöscht.

7.5 Die Teilnahme an personalisierten Umfangen ist freiwillig.

8. Teilnehmer an Veranstaltungen

8.1 Zwecke der Datenverarbeitung sind die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung, die Information der Teilnehmer über die anderen Teilnehmer (Teilnehmerliste, Namensschilder), die Auswertung der Veranstaltung sowie die Dokumentation der Veranstaltung durch Bild- und Tonaufzeichnungen und die Nutzung der entstandenen Aufzeichnungen zum Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant.

8.2 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vertrag zur Durchführung der Veranstaltung). Rechtsgrundlage für die Information der Teilnehmer über andere Teilnehmer sowie für die Auswertung der Veranstaltung und ggf. für Umfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse an der Ermöglichung des Austausches der Teilnehmer untereinander und die Auswertung der Veranstaltung). Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation der von uns durchgeführten Veranstaltungen und unser berechtigtes Interesse an der Darstellung unseres Unternehmens durch Presse - und Öffentlichkeitsarbeit). Sofern wir Bildmaterial von Ihnen, auf dem Sie herausgehoben erkennbar sind, zum Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit übermitteln, veröffentlichen oder für die Erstellung von Broschüren und Werbematerialien verwenden, holen wir zuvor gesondert Ihre Einwilligung dazu ein. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

8.3 Die gefertigten Bild- und Tonaufnahmen können zum Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an Journalisten, Medienunternehmen, Presse- und Fotoagenturen sowie Plattformen auch in das Ausland übermittelt und durch uns in gedruckter oder digitaler Form veröffentlicht werden. Wir setzen ferner im Wege der Auftragsverarbeitung Dienstleister bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

8.4 Archivierte Bild- und Tonaufnahmen von der Veranstaltung sowie Veröffentlichungen werden in der Regel nicht gelöscht. Sämtliche vertrags- und buchungsrelevanten Daten werden gemäß steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen für die Dauer von zehn Kalenderjahren nach Vertragsende gespeichert.

8.5 Ohne Angabe von Daten ist eine Teilnahme an Veranstaltungen nicht möglich. Die Mitwirkung an Bild- und Tonaufnahmen ist für die Teilnahme an der Veranstaltung nicht verpflichtend. Wenn Sie keine Bild- und Tonaufnahmen wünschen, teilen Sie dies bitte unseren Mitarbeitern am Veranstaltungsort mit. Die Teilnahme an personalisierten Umfragen ist freiwillig.

II. Allgemeine Angaben und Rechte der betroffenen Personen

1.  Wir nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen.

2.  Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten.

3. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung.

4. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.

5. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

6. Erfolgt die Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung, so können Sie der Verarbeitung unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrages, so haben Sie ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

8. Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die vor einem Widerruf durchgeführte Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

9. Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.

 

Stand 06. Dezember 2018